Säästökennolla on useita henkilötietoja sisältäviä rekistereitä osakkaista, asukkaista ja palveluita käyttävistä tahoista. Tältä sivulta löydät rekisteriselosteet ja tietosuojatiedot kootusti.

Seloste tietosuoja-asioista taloyhtiössä

Julkaistu 25.5.2018

Päivitetty 15.5.2020 (lisätty tietojen käsittelyn oikeusperusteet ja mainintajärjestyssäännöistä)

Päivittetty 17.8.2020 (tarkennettu, että porraskäytävien ja huoneisto-ovien tietoja ei käsitellä)

Päivitetty 12.5.2022 (lisätty tieto, että hallituksen valtuuttama taho käsittelee video- ja lukkotietoja varkauksissa ja vahingonteossa käytettyjen avainten tunnistamiseksi)

Asunto-osakeyhtiömme henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä isännöintiyritykseen tai rekisterikohtaisissa kysymyksissä käsittelijä tahoon. Yhteystiedot ovat alla.

Taloyhtiössämme kerätään henkilötietoja, jotta voidaan ylläpitää taloyhtiön lakisääteisiä ja muita välttämättömiä rekistereitä yhtiön talouden, hallinnon ja teknisen ylläpidon hoitamiseen, palveluiden tarjoamiseksi asukkaille ja omaisuuden suojaksi. Tietojen käsittelijänä toimii isännöintiyritys ja huoltoyhtiö.

Rekisterit ja niissä olevat henkilötietoja ovat

– Osakeluettelo ja tieto osakkeen aikaisemmista omistajista (käsittelijänä isännöitsijä)

Lakisääteiset tiedot

• omistajan nimi ja postiosoite
• syntymäaika
• muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi

– Huoneistojen kunnossapito- ja muutostyörekisteri (käsittelijänä isännöitsijä ja huoltoyhtiö)

• osakkaan nimi ja postiosoite
• sähköpostisoite
• puhelinnumero
• yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot,
• urakoitsijan ja muiden mahdollisten osapuolten nimet ja yhteystiedot

– Asukasrekisteri (käsittelijänä huoltoyhtiö)

• huoneiston tiedot
• huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
• syntymäaika
• sähköpostiosoitteet
• puhelinnumerot
• muuttoajankohdat

– Kamerakulunvalvonta (käsittelijänä huoltoyhtiö)

• aika
• kuvaa henkilöstä
• paikka

– Lukkokulunvalvonta (käsittelijänä huoltoyhtiö)

• aika (ei porraskäytävien pääovissa ja huoneistojen ovissa)
• paikka
• avaimen tunniste

Henkilötiedot saadaan yhtiömme osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden. Kulunvalvontarekisterien merkinnät syntyvät tilojen käytön teknisen seurannan kautta.

Tietojen käyttö

Henkilötietoihin on pääsy isännöintiyrityksellä, yhtiön hallituksella, huoltoyhtiöllä, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Alla listataan poikeukset henkilötietojen käsittelyssä muulla kuin yllä kuvatulla perusteella.

Tallentavan valvontakameran henkilötietoja voivat tarkastella esitutkintaviranomaiset, ulkoistettu palveluntuottaja viranomaisen pyynnöstä tai hallituksen valtuuttama taho vanhingonteossa tai varkaudessa käytetyjen avainten tunnistamiseksi. Tietoja kerätään ja tallennetaan rikollisen toiminnan ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.

Lukkokulunvalvonnan tietoja tarkastella palveluiden ( kuten pesutupa ja saunat) käytön tilastoimiseksi, järjestyssääntöjen vastaisen käytön ja vahingonteossa ja varkauksissa käytettyjen avainten tunnistamiseksi sekä luovutetaan viranomaisille pyydettäessä. Yhtiö katsoo, että asukkaat, jotka käyttävät yhtiön palveluita ovat yhtiön asiakkaita. Näin ollen oikeusperuste käsitellä lukkokulunvalvonnan tietoja tilastoimis- ja toiminnan oikeellisuuden selvittämiseksi ja vahinkojen ja varkauksissa käytettyjen vainten tunnistamiseksi perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Poikkeus lukkotietojen käsittelyssä on porraskäytävien pääovien ja huoneiston ovien tietoja ei käsitellä lainkaan. Ne kuuluvat kotirauhan piiriin.

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut luottamukselliset tiedot pidetään salassa.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille. Rekisteröidyillä on oikeus saada itseä koskevat tiedot, täydentää tai korjata tietojaan haluamastaan rekisteristä ottamalla yhteyttä isännöintitoimistoon. Rekisteröidyllä voi pyytää tietojensa poistamista. Tämä kuitenkin on mahdollista vain niiden tietojen osalta, joita ei tarvita lain vaatimusten täyttämiseksi. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä löytää mm. tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.

Tietojen poistuminen

Osakas- ja kunnossapitorekistereistä tiedot poistetaan, kun niitä ei lain tai säädösten takia ole tarpeen enää säilyttää. Asukasrekisteristä tiedot poistuvat asukkaan muuttaessa pois. Kulunvalvontarekistereistä (lukot ja kameravalvonta) tiedot poistuvat n. 1kk kuluessa automaattisesti. Osakasluettelosta tietoja ei poisteta.

Tietoturva

Taloyhtiö käsittelijöiden kanssa varmistaa, että yhtiön hallussa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta sopimuskumppaneiltaan, joille tietoa siirretään. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Yhteystiedot

Astala Isännöinti OY info@astala.fi Puhelin (09) 4778 130

Helsingin Kiinteistöpalvelu info@helsinginkiinteistopalvelu.fi  puhelin 0400-369330

Säästökennon sivuston käyttäjä- ja sähköpostilista

1. Rekisterinpitäjä
Asunto-Oy Säästökenno
0122290-8

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Lasse Granroth admin@saastokenno.com

3. Rekisterin nimi
Säästökennon sivuston käyttäjä- ja sähköpostilista

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on sähköpostitiedotteiden toimittaminen ja kommentoijien rekisteröinti

5. Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– Nimi
– Sähköpostiosoite
– Huoneistonnumero
– Osakkuus
– Kommentit

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille tai EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmässä, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurien ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain hallituksen jäsenet ja isännöitsijä.

9. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin sekä vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Kirjautumalla sisään rekisteröity voi ladata häntä koskevan tiedon, korjata ja tai poistaa sen.

10. Kävijäseuranta
Sivustolla käytetään Google Analytics -ohjelmistoa, jonka tarjoaa Google Inc. Seurantaohjelman javascript-koodi ajetaan palvelussa jokaisella sivulatauksella. Google Analytics yksilöi käyttäjän ns. evästeillä (engl. cookies), jotka ovat internet-selaimen koneellesi tallentamia tekstitiedostoja. Sivuston käyttöä koskevat tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla mm. Yhdysvalloissa. Google Analytics käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käytöstä raportteja, joita rekisterinpitäjä käyttää kävijämäärän tilastointiin ja palvelun parantamiseen.

Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia, eikä tietoja yhdistetä muihin tietoihin. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön valitsemalla selaimensa asetuksista evästeiden estämisen. Käyttämällä näitä verkkosivuja käyttäjä hyväksyy Googlen tiedonkeruun yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.