Säästökennolla on useita henkilötietoja sisältäviä rekistereitä osakkaista, asukkaista ja palveluita käyttävistä tahoista. Tältä sivulta löydät rekisteriselosteet ja tietosuojatiedot kootusti.

Julkaistu 25.5.2018

Päivitetty 15.5.2020 (lisätty tietojen käsittelyn oikeusperusteet ja mainintajärjestyssäännöistä)

Päivittetty 17.8.2020 (tarkennettu, että porraskäytävien ja huoneisto-ovien tietoja ei käsitellä)

Päivitetty 12.5.2022 (lisätty tieto, että hallituksen valtuuttama taho käsittelee video- ja lukkotietoja varkauksissa ja vahingonteossa käytettyjen avainten tunnistamiseksi)

Päivitetty 15.11.2023 (osakasrekisterin hallinnoinnin siirtyminen maanmittauslaitokselle ja muita vähäisempiä muutoksia)

Asunto-osakeyhtiömme henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä isännöintiyritykseen tai rekisterikohtaisissa kysymyksissä käsittelijä tahoon. Yhteystiedot löytyvät yhteystietosivulta.

Taloyhtiössämme kerätään henkilötietoja, jotta voidaan ylläpitää taloyhtiön lakisääteisiä ja muita välttämättömiä rekistereitä yhtiön talouden, hallinnon ja teknisen ylläpidon hoitamiseen, palveluiden tarjoamiseksi asukkaille ja omaisuuden suojaksi. Tietojen pääasiallisena käsittelijänä toimii isännöintiyritys ja huoltoyhtiö.

Rekisterit ja niissä olevat henkilötietoja ovat

– Osakeluettelo ja tieto osakkeen aikaisemmista omistajista (käsittelijänä isännöitsijätoimisto) tietolähde Maanmittauslaitoksen osakashuoneistorekisteri ja osakas itse.

Lakisääteiset tiedot

– Huoneistojen kunnossapito- ja muutostyörekisteri (käsittelijänä isännöitsijätoimisto ja huoltoyhtiö)

– Asukasrekisteri (käsittelijänä huoltoyhtiö)

– Asukasyhteistietorekisteri (asukassähköpostilistan ylläpitorekisteri) (käsittelijänä isännöitsijätoimisto) (huoltoyhtiö toimittaa tiedot sisäänmuuton yhteydessä)

– Kamerakulunvalvonta (käsittelijänä huoltoyhtiö)

– Lukkokulunvalvonta (käsittelijänä huoltoyhtiö)

Henkilötiedot saadaan yhtiömme osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden. Kulunvalvontarekisterien merkinnät syntyvät tilojen käytön teknisen seurannan kautta.

Henkilötietoihin on pääsy isännöintiyrityksellä, yhtiön hallituksella, huoltoyhtiöllä, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite ja palveluiden tarjoaminen, jolloin käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Alla listataan poikeukset henkilötietojen käsittelyssä muulla kuin yllä kuvatulla perusteella.

Tallentavan valvontakameran henkilötietoja voivat tarkastella esitutkintaviranomaiset, ulkoistettu palveluntuottaja viranomaisen pyynnöstä tai hallituksen valtuuttama taho järjestyssääntöjen vastaisessa toiminnassa, vanhingonteossa tai varkaudessa käytetyjen avainten tunnistamiseksi. Tietoja kerätään ja tallennetaan rikollisen tai vahingollisen toiminnan ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.

Lukkokulunvalvonnan tietoja tarkastella palveluiden (kuten pesutupa ja saunat) käytön tilastoimiseksi, järjestyssääntöjen vastaisen käytön ja vahingonteossa ja varkauksissa käytettyjen avainten tunnistamiseksi sekä luovutetaan viranomaisille pyydettäessä. Yhtiö katsoo, että asukkaat, jotka käyttävät yhtiön palveluita ovat näiden palveluiden osalta yhtiön asiakkaita. Näin ollen oikeusperuste käsitellä lukkokulunvalvonnan tietoja tilastoimis- ja toiminnan oikeellisuuden selvittämiseksi ja vahinkojen ja varkauksissa käytettyjen avainten tunnistamiseksi perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Poikkeus lukkotietojen käsittelyssä on porraskäytävien pääovien ja huoneiston ovien tietoja ei käsitellä lainkaan. Ne kuuluvat kotirauhan piiriin.

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut luottamukselliset tiedot pidetään salassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille. Rekisteröidyillä on oikeus saada itseä koskevat tiedot, täydentää tai korjata tietojaan haluamastaan rekisteristä ottamalla yhteyttä isännöintitoimistoon. Rekisteröidyllä voi pyytää tietojensa poistamista. Tämä kuitenkin on mahdollista vain niiden tietojen osalta, joita ei tarvita lain vaatimusten täyttämiseksi. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä löytää mm. tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.

Osakas- ja kunnossapitorekistereistä tiedot poistetaan, kun niitä ei lain tai säädösten takia ole tarpeen enää säilyttää. Asukasrekisteristä tiedot poistuvat asukkaan muuttaessa pois. Kulunvalvontarekistereistä (lukot ja kameravalvonta) tiedot poistuvat n. 1kk kuluessa automaattisesti. Osakasluettelosta tietoja ei poisteta.

Taloyhtiö käsittelijöiden kanssa varmistaa, että yhtiön hallussa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta sopimuskumppaneiltaan, joille tietoa siirretään. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.